Qué va en una cotización de instalación de cámaras

Mandaste el precio por WhatsApp el jueves. "Perfecto, lo reviso y te confirmo." Es viernes de la semana siguiente y no has sabido nada.

Casi nunca es el precio. Es que lo que mandaste era un número, y un número solo se puede comparar con otro número. Una cotización hace algo distinto: le explica al cliente qué está comprando, cuándo lo tiene y qué pasa si algo falla — y eso es lo que se acepta.

Abajo está una cotización real, armada con la herramienta, para que la abras y copies la estructura.

Las siete partes

1. Quién cotiza

Tu empresa arriba, con un contacto. Lo mismo que el informe que entregas al final: sin eso, es un mensaje; con eso, es un documento.

2. Un número de cotización

El ejemplo dice N° 3. Parece burocracia y es lo contrario: es cómo el cliente se refiere a ella cuando te escribe en tres semanas, y cómo tú sabes cuál de las dos versiones aceptó.

3. La fecha y, sobre todo, hasta cuándo vale

El ejemplo dice válida por 30 días, y es la línea que más plata salva.

Los equipos cambian de precio. Si cotizaste un NVR en julio y el cliente te acepta la cotización en noviembre, sin fecha de vencimiento la diferencia la pagas tú. Con la línea puesta, no es una pelea: es una cotización vencida y se hace una nueva.

4. El cliente

Identificado. Una cotización sin destinatario no sirve para hacerle seguimiento ni para ordenarte.

5. El detalle: cantidad, precio unitario y total, línea por línea

Así se ve en el ejemplo —6 cámaras, un grabador, un disco y el cable—:

Fíjate en el disco duro. Vale casi lo mismo que el grabador, y es la partida que más seguido se olvida al cotizar de memoria — y después se instala igual, de tu bolsillo.

6. Subtotal, IVA y total

Esto no es un detalle de contabilidad: es la discusión más incómoda que existe. Si cotizas con precios netos y no lo dices, el cliente guarda en la cabeza el número de arriba y al final aparece un 19 % que no esperaba. Déjalo escrito en la cotización, no en una conversación.

7. Las condiciones — las cinco líneas que casi nadie escribe

Acá la cotización deja de ser una lista de precios. Las del ejemplo:

• Forma de pago: 50 % al aceptar, 50 % contra entrega y puesta en marcha.
• Plazo de ejecución: 3 días hábiles desde la confirmación.
• Incluye configuración de acceso remoto y capacitación básica de uso.
• Garantía de 12 meses en equipos y 6 meses en la instalación.
• Valores en pesos chilenos, con el IVA incluido en el total.

Cada una de esas líneas contesta por adelantado una pregunta que, si no está escrita, se convierte en un problema:

El error que tiene este mismo ejemplo

Mira otra vez la última línea del detalle: «Instalación, configuración y puesta en marcha — $380.000», todo junto.

Funciona, pero es mejorable, y vale decirlo aunque el ejemplo sea nuestro. Un cliente que ve $380.000 en una sola línea no tiene con qué juzgarlos; uno que ve la mano de obra por punto, la canalización por metro y la puesta en marcha aparte entiende qué está pagando — y discute el alcance en vez del total.

Con las tarifas de referencia, 6 puntos son $150.000 de mano de obra; el resto de esos $380.000 es canalización, configuración y puesta en marcha. Cuánto es cada cosa depende de tu trabajo, y eso es justo lo que conviene mostrar.

Por qué este ejemplo sale con la marca Reportia y el otro no

Los dos documentos de muestra del sitio salen con marcas distintas a propósito: esta cotización con la de Reportia y el informe técnico con la de Seguridad Sin Límites, una empresa de seguridad electrónica de verdad.

Es para que veas de un vistazo lo que cuesta explicar con palabras: el documento lleva la marca de cada empresa, no la nuestra. El tuyo saldría con el tuyo.